Préparer sa fête médiévale ou historique : démarches et délais
Une fête médiévale, un festival historique, un camp ouvert au public : voici les démarches, dans l’ordre, avec les délais à connaître et les outils de l’annuaire pour trouver vos troupes et faire venir le public.
1. Le calendrier
Les délais fixés par les textes, du plus long au plus court. Votre mairie peut en demander d’autres : demandez-lui dès que la date est choisie.
- Plusieurs mois avant
- Choisir le lieu et obtenir l’accord de la commune ou du propriétaire. Contacter les troupes : elles remplissent leur saison longtemps à l’avance. Demander les subventions, chaque financeur ayant son calendrier.
- Entre un an et un mois avant
- Si la fête est payante et peut dépasser 1 500 personnes : la déclaration au maire (voir « Le lieu et la mairie »).
- Tôt
- L’autorisation de buvette et l’autorisation d’occuper le terrain ou la voie publique : pas de délai national, chaque mairie fixe le sien.
- Au moins 15 jours avant
- L’autorisation de la SACEM, pour bénéficier de la réduction.
- Entre 15 et 3 jours avant
- La déclaration d’un défilé sur la voie publique, sauf s’il fait partie des usages locaux.
- 8 jours avant
- Pour un chapiteau ou une tente qui reçoit 50 personnes ou plus : l’extrait du registre de sécurité à transmettre.
- Après la fête
- Pour une brocante : le registre des vendeurs à déposer en mairie, au plus tard 8 jours après.
2. Le lieu et la mairie
Occuper la voie publique, une place ou un terrain communal demande une autorisation de la commune. Il n’y a pas de délai national : chaque commune fixe le sien. Sur un terrain privé, il faut l’accord du propriétaire, de préférence par écrit.
Un défilé ou un rassemblement sur la voie publique se déclare en mairie, entre 15 et 3 jours francs avant. Les sorties conformes aux usages locaux, comme une fête de village traditionnelle, en sont dispensées. Pour une fête nouvelle, c’est la mairie qui dit si elle entre dans ces usages : renseignez-vous auprès d’elle.
Une manifestation à but lucratif qui peut réunir plus de 1 500 personnes, public et organisateurs compris, se déclare au maire au plus tôt un an et au plus tard un mois avant. Le maire peut alors exiger un service d’ordre. Certaines préfectures demandent davantage : comptez au moins un mois, plus si votre préfecture le demande.
Sources : Code de la sécurité intérieure, L211-1 et L211-2, Service-Public F21899, Code général de la propriété des personnes publiques, L2122-1, Service-Public F31613, Code de la sécurité intérieure, R211-22 à R211-24 et L211-11.
3. Les troupes
Les troupes de reconstitution sont pour la plupart des associations de bénévoles. Ce qu’elles veulent savoir dès le premier message : les dates et le lieu exact, la période et le thème, ce que vous attendez d’elles (campement, combats, ateliers, défilé), le terrain (place, eau, bois de feu, paille), et l’accueil (repas, sanitaires, nuit sur place, défraiement).
Le défraiement des bénévoles
Vous pouvez rembourser aux bénévoles leurs frais réels, sur justificatifs et en proportion de ce qu’ils ont engagé, par exemple leurs kilomètres. Un forfait n’est admis que s’il reste proche des frais réels. Un bénévole peut aussi renoncer à ce remboursement : c’est alors un don à l’association.
Les armes de démonstration
Participer à une reconstitution historique est un motif légitime pour transporter certaines armes jusqu’à la fête, et les porter pendant la manifestation. Les armes à feu se transportent de façon à ne pas être utilisables immédiatement. Remettez à chaque troupe une attestation de participation : elle justifie le transport en cas de contrôle. Pour les combats et le tir à poudre noire devant le public, renseignez-vous auprès de votre préfecture : nous n’avons pas trouvé de règle nationale claire.
Les rapaces
Pour un spectacle de fauconnerie, demandez au fauconnier son certificat de capacité et l’autorisation d’ouverture de son établissement.
Sources : associations.gouv.fr, les frais des bénévoles, Service-Public F1132, Code de la sécurité intérieure, R315-3 et R315-4, Service-Public F2252, Code de l’environnement, L413-2 et L413-3.
4. Artistes payés et musique
Payer des artistes
Une association, une mairie ou un comité des fêtes qui embauche directement des artistes (musiciens, conteurs, comédiens) les déclare au GUSO, gratuit et obligatoire. Au-delà de 6 représentations par an, il faut une licence d’entrepreneur de spectacles ; chaque groupe sur scène compte pour une représentation. Si vous achetez le spectacle à une compagnie, avec un contrat de cession, c’est elle l’employeur : pas de GUSO pour vous.
La musique et la SACEM
Une fête associative, même gratuite, demande une autorisation de la SACEM dès qu’on y diffuse ou joue de la musique. Une musique dont l’auteur est mort depuis plus de 70 ans ne donne pas lieu à des droits d’auteur, mais l’autorisation reste nécessaire si l’arrangement, l’enregistrement ou l’interprétation est protégé. La demande se fait en ligne ; faite au moins 15 jours avant, elle donne droit à une réduction. Pour les tarifs, voyez directement la SACEM.
Sources : guso.fr, Service-Public F1928, ministère de la Culture, l’organisateur occasionnel de spectacles, Service-Public F31621.
5. Buvette et repas
Une association peut tenir une buvette pendant ses manifestations avec l’autorisation du maire, cinq fois par an au plus. Seules les boissons sans alcool et celles du groupe 3 sont permises : vin, bière, cidre, poiré, hydromel, et liqueurs jusqu’à 18°. Il n’y a pas de délai national pour la demande : faites-la tôt.
Pour les repas, la règle tient à la taille : quelques repas préparés de temps en temps par les bénévoles ne se déclarent pas, mais la nourriture servie doit toujours être sûre. Avec un traiteur, c’est lui qui fait les démarches. Les seuils varient selon les départements : renseignez-vous auprès de la direction départementale de la protection des populations (DDPP) de votre département.
Sources : Code de la santé publique, L3334-2, Code de la santé publique, L3321-1, Service-Public F24345, DDPP de Charente-Maritime, les repas d’associations.
6. Le marché
Depuis le 28 mai 2026, une vente au déballage, comme un marché d’artisans, n’a plus à être déclarée en mairie. Restent deux limites : deux mois par an au plus au même endroit, et deux participations par an au plus pour un particulier. La fiche Service-Public décrit encore l’ancienne déclaration et des décrets d’application sont attendus : vérifiez auprès de votre mairie.
Pour une vente d’objets d’occasion, une brocante ou un vide-greniers, l’organisateur tient un registre des vendeurs, coté et paraphé, qu’il dépose en mairie au plus tard 8 jours après. Un marché d’artisans qui vendent leurs créations neuves ne semble pas concerné, mais aucun texte ne le dit expressément : en cas de doute, demandez à votre mairie.
Sources : Code de commerce, L310-2, Service-Public, actualité A18948, Service-Public F1813 (pas encore à jour), Code pénal, R321-9 et R321-10.
7. Sécurité, chapiteaux et feux
Les chapiteaux et tentes ouverts au public
Une tente ou un chapiteau fermé qui reçoit 50 personnes ou plus suit les règles des chapiteaux, tentes et structures : il faut l’autorisation du maire avant l’ouverture, et l’extrait du registre de sécurité est transmis 8 jours avant. De 20 à 49 personnes, la tente doit avoir deux sorties, une toile classée M2 et une installation électrique protégée. Les tentes du campement des troupes, qui ne reçoivent pas le public, ne sont pas visées.
Les secours
Le maire ou le préfet peut imposer un dispositif prévisionnel de secours, tenu par une association agréée de sécurité civile (Croix-Rouge, Protection civile…). Demandez-leur si votre fête en a besoin, et prévoyez-le dans le budget.
Les feux de camp
À moins de 200 mètres des bois et forêts, seuls le propriétaire du terrain et ceux qu’il autorise peuvent faire du feu. Le préfet peut aussi réglementer ou interdire le feu par arrêté, en cas de sécheresse. Demandez l’accord écrit du propriétaire, et regardez l’arrêté préfectoral en vigueur dans les jours qui précèdent.
Sources : arrêté du 25 juin 1980, chapitre CTS, réponse ministérielle n° 8307 (2008), Code forestier, L131-1 et L131-6.
8. L’assurance
Pour une fête, l’assurance de l’association n’est pas obligatoire par la loi, mais elle est fortement recommandée. Prévenez votre assureur avant la fête : il dira si votre contrat couvre l’événement, le public, le terrain et le matériel. La mairie, le propriétaire du terrain ou un financeur peuvent aussi l’exiger. Demandez de même aux troupes si elles sont assurées pour leurs activités.
Source : Service-Public F1124.
9. Le financement
Une subvention se demande avec le formulaire Cerfa n° 12156 ou sur la plateforme du financeur, comme Le Compte Asso : chaque commune, département ou région a sa procédure et son calendrier, à demander tôt.
Si votre association est d’intérêt général, ses donateurs ont droit à une réduction d’impôt : 66 % du don pour un particulier, 60 % pour une entreprise. Ce statut n’est pas automatique : vérifiez que votre association y a droit avant d’en parler à vos donateurs.
Sources : associations.gouv.fr, demander une subvention, Service-Public F426, Service-Public F22263.
10. Faire connaître la fête
Les photos
Dans un lieu public, vous pouvez diffuser des photos de la fête sans demander l’accord de chacun, tant qu’elles montrent la manifestation, respectent la dignité des personnes et ne servent pas à vendre. L’accord est nécessaire pour la photo d’une personne isolée et reconnaissable.
Source : Service-Public F32103.
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